e-procurement

Apa yang dimaksud dengen e-procurement? E-procurement merupakan sistem pengadaan barang atau jasa dengan menggunakan media elektronik seperti internet atau jaringan komputer. E-procurement diterapkan dalam proses pembelian dan penjualan secara online supaya lebih efisien dan efektif. E-procurement mengurangi proses-proses yang tidak diperlukan dalam sebuah proses bisnis. Dalam prakteknya, e-procurement mengurangi penggunaan kertas, menghemat waktu dan mengurangi penggunaan tenaga kerja dalam prosesnya.

Prinsip-prinsip dari e-procurement adalah:

• At the right place.
• Delivered at the right time.
• Are of the right quality.
• Of the right quantity.
• From the right source.

Apakah e-procurement mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas? Jawabannya adalah ya. Saya akan bahas satu per satu prinsip-prinsip dari e-procurement.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
At The Right Place

E-procurement memastikan bahwa barang dikirim ke tempat yang benar. Hal ini meningkatkan efektifitas karena barang akan sampai ke tempat yang benar dengan tingkat keakuratan 100% karena jalur pengiriman sudah diatur oleh sistem.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Delivered At The Right Time

E-procurement memastikan bahwa setiap barang dikirim tepat waktu. Hal ini juga meningkatkan efektifitas perusahaan dalam proses bisnisnya karena perusahaan bisa mendapatkan material-material yang dibutuhkan tepat waktu.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Are Of The Right Quality

E-procurement memastikan bahwa kualitas barang yang sampai di tangan perusahaan benar-benar sama dengan yang dipesan. Hal ini meningkatkan efisiensi perusahaan karena kualitas barang yang terjamin sehingga berpotensi mengurangi kemungkinan terjadi defect.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Of The Right Quantity

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan sampai dengan jumlah yang tepat. Hal ini memastikan bahwa tidak ada kehilangan yang menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan juga tidak perlu mengecek jumlah barang lagi karena akan memakan waktu yang panjang dan terbuang sia-sia.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
From The Right Source

E-procurement memastikan bahwa barang yang dipesan berasal dari sumber yang benar. Hal ini sangatlah berguna untuk menghilangkan pemalsuan terhadap barang yang dipesan, sehingga mendukung efektifitas dan efisiensi perusahaan dalam proses bisnisnya.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kesimpulan: E-procurement sangat berguna dalam proses bisnis untuk mengurangi waste, namun untuk set up e-procurement membutuhkan investasi yang cukup besar. Ini lah salah satu sebab mengapa belum semua perusahaan menerapkan e-procurement dalam proses bisnisnya. Namun, jika e-procurement diterapkan dengan benar dalam suatu bisnis, maka hasilnya akan memberikan profit kepada perusahaan.

Beberapa Manfaat E-procurement

Di bawah ini beberapa Manfaat E-procurement 

1. Pengurangan harga pembelian barang :

·         Tersedia lebih banyak supplier

·         Harga menjadi lebih kompetitif

·         Pemasok baru lebih banyak

2. Penggunaan proses pembelian mempercepat dalam mencari sumber pembelian :

·         Mempercepat waktu pengiriman penawaran

·         Memperceapat waktu evaluasi penawaran

·         Mempercepat pengeluaran pesanan

·         Mempercepat waktu pemindahan lampiran

3. Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran :

·         Mengurangi kesalahan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan

·         Adanya potensi potongan harga

4. Pengurangan biaya administrasi :

·         Meningkatkan produktivitas pembeli

5.  Peninglatan kemampuan untuk mengelola pasokan secara optimal :

·         Memperbaiki data pasar

·         Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan

6.  Memperlancar komunikasi pembeli dan penjual

·         Menjadi lebih cepat dan akurat

·         Menyelesaikan masalah secara cepat karena dideteksi lebih awal

7.  Just InTime Purchasing:

·         Meminimalkan persediaan

·         Komunikasi

·         Komunikasi pengiriman

8.  Supply Chain Management :

·         Sinkronisasi dan otomatisasi

9.       Kemitraan pembeli dan penjual

Keuntungan yang ditawarkan e-procurement menurut Bandhyo-Padhyay (2003, p176):

1.       Biaya yang lebih rendah

2.       Koordinasi yang lebih baik antara pihak-pihak yang berbeda

3.       Pembelian yang optimal

Dengan E-Procurement ini diharapkan akan menjadi suatu proses yang akan mempermudah kinerja Panitia, Penyedia maupun Masyarakat pada umumnya, dan meminimalkan Pengadaan Barang/Jasa yang tidak sehat seperti mengitimidasi Panita Pengadaan Barang/Jasa dan berkolusinya panitia dengan penyedia seperti yang sudah atau sering terjadi sebelumnya juga menghindarkan berkumpulnya peserta penyedia dari hal-hal yang tidak diinginkan.

Fungsi e-Procurement
-  Mewujudkan prinsip-prinsip pengadaan barang dan jasa secara lebih nyata
-  Penawaran yang masuk lebih banyak
-  Lebih aman (termasuk jaminan keamanan data)
-  Mengurangi benturan dan hambatan fisik

Fungsi e-Procurement bagi Panitia :
1.  Mendapatkan penawaran yang lebih banyak
2.  Mempermudah proses administrasi
3.  Mempermudah PPK/Panitia Pengadaan dalam mempertanggungjawabkan proses pengadaan

Fungsi e-Procurement Bagi Penyedia :
1.  Menciptakan persaingan usaha yang sehat
2.  Memperluas peluang usaha yang sehat
3.  Membuka kesempatan pelaku usaha
4.  Membuka kesempatan pelaku usaha mengikuti lelang
5.  Mengurangi biaya transportasi untuk mengikuti lelang

Fungsi e-Procurement Bagi Masyarakat :
1.    Memberi kesempatan masyarakat luas untuk mengetahui proses pengadaan.

Saya mengambil contoh pemerintah kota Denpasar melakukan E-procurement, Tujuan yang dicapai oleh Pemerintah Kota Denpasar dengan mengimplementasikan program E-Procurement :
•    meningkatkan efektifitas dan efisiensi pengadaan barang/jasa pemerintah
•    meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam pengadaan barang/jasa pemerintah
•    memudahkan sourcing dalam memperoleh data dan informasi tentang barang/jasa dan penyedia barang/jasa
•    menjamin proses pengadaan barang/jasa pemerintah berjalan lebih cepat dan akurat
•    menjamin persamaan kesempatan, akses dan hak yang sama bagi para pihak pelaku pengadaan barang/jasa
•    menciptakan situasi yang kondusif agar terjadi persaingan yang sehat antar penyedia barang/jasa
•    menciptakan situasi yang kondusif  bagi aparatur pemerintah dan menjamin terselenggaranya komunikasi online untuk mengurangi intensitas pertemuan langsung antara penyedia barang/jasa dengan panitia pengadaan dalam mendukung pemerintahan yang bersih dan bebas dari korupsi, kolusi dan nepotisme